¿Por qué utilizar votaciones electrónicas en asambleas presenciales?

 

Dentro de las asambleas es una necesidad tomar decisiones. Dichas decisiones se deben tomar por medio de una o más votaciones, las cuales, si son de índole económico, la ley 675 de 2001 obliga a que se tengan en cuenta los coeficientes de copropiedad o, si su organización es de índole privado, cooperativo o mixto, las decisiones deben tomar en cuenta la participación de los socios o asociados para la toma de decisiones de acuerdo con el código de comercio

En la actualidad existen metodologías muy veloces y confiables para esta toma de decisiones que apoyan a los cuerpos administrativos para que el proceso sea mucho más confiable, transparente y ágil, lo que redunda en tiempos de asamblea mucho más cortos y por ende mucho más eficientes, en las que los asambleístas terminan estando más conformes con los tiempos de la asamblea y las decisiones tomadas.

Cuando no existían las tecnologías actuales de votación, el voto se hacía levantando la mano, pero no se estaba cumpliendo con la ley y por ende se estaba tomando el riesgo de que las decisiones tomadas en la asamblea fueren impugnadas y en consecuencia, anuladas por un juez de la república. Para evitar que esto fuera una posibilidad, los cuerpos de administración decidieron entregar papeletas personalizadas para cada asambleísta y realizar el conteo manual o semimanual de los votos para poder conocer la decisión de la asamblea en cada votación.

Este sistema era confiable y cumplía con la ley, pero requería mucho tiempo para su realización y generaba deserción en las asambleas por la lentitud en la toma de decisiones.


Existen otros sistemas que mejoran los tiempos de respuesta en cuanto a la toma de decisiones, los cuales utilizan sistemas de votación con códigos de barras, las tarjetas con códigos de barras son entregadas a los asambleístas en su ingreso y cuando se deben tomar las decisiones son leídos e integrados a sistemas de procesamiento, que computarizan los votos y los pesos individuales de ellos, dando los resultados en un tiempo menor al sistema de conteo manual antes expuesto. Este sistema mejora la experiencia del asambleísta.

Adicionalmente, existen sistemas que permiten que la experiencia de usuario esté acorde a nuestra época, porque permiten una interacción inmediata y la velocidad de entrega de los resultados es en tiempo real. Estos sistemas son posibles por los avances tecnológicos en software y hardware. Ahora las votaciones electrónicas facilitan y agilizan las asambleas, volviéndose cada vez más incluyentes, ya que permiten que cualquier persona pueda participar. Los sistemas actuales de votaciones electrónicas utilizan principalmente dos tipos de elementos: dispositivos especializados para votación o aplicaciones móviles instaladas en los teléfonos inteligentes (generalmente requieren acceso a internet).

Adicional a la mejora en la experiencia de usuario, utilizar votaciones electrónicas en una asamblea, permite generar transparencia, eficacia en tiempo y un soporte claro y preciso de los resultados. Demuestra una mejor presentación del cuerpo administrativo con reuniones ágiles y menos tediosas.

Si quiere mejorar la experiencia del usuario aún más, es muy conveniente que el registro de asistencia a la asamblea se haga de manera muy ágil y a la vez confiable. Este artículo no ahondará en este tema, pero en este aparte también han existido múltiples mejoras llegando a que hoy en día dicho registro se pueda realizar tan solo presentado la cédula y de esa manera generando confiabilidad y rapidez en el registro.

En conclusión, con la idea de brindar una mejor experiencia al usuario, en este caso al asambleísta, los cuerpos de administración hacen un esfuerzo económico, que es agradecido por los asistentes de la asamblea, contratan sistemas de votación electrónica y de esa manera aseguran que los tiempos de la misma son predecibles y controlables y que el tiempo de ejecución de la asamblea se usa en los debates y conclusiones que se saquen de la misma.
De esta manera, los administradores refuerzan la idea en sus usuarios de la calidad, innovación y transparencia que está brindando su gestión.

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