FAQ

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el quórum para una asamblea virtual?

El quorum para realizar una asamblea virtual está determinado por la ley y por los estatutos. En la mayoría de organizaciones, entre las cuales está incluida la propiedad horizontal el quorum necesario para realizar una asamblea virtual es del 50% + 1 de los coeficientes o participación en la sociedad.

¿Qué es una asamblea virtual?

Una asamblea virtual es una de las formas en las que las copropiedades, sociedades, fondos de empleados, asociaciones, cooperativas y todo tipo de organización tipo asambleario, pueden sesionar para informar o tomar decisiones entre los asociados o propietarios.

¿Cuánto tiempo para publicar el acta de asamblea virtual?

En cuanto a propiedad horizontal según la ley 675 del 2001, en su artículo 44, al respecto se tiene lo siguiente: Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo. En las demás organizaciones depende de los estatutos de cada organización.

¿Qué es la asamblea de copropietarios?

Es el máximo órgano administrativo de la copropiedad, en donde se reúnen los copropietarios para informarse y tomar decisiones. Allí pueden tomar las decisiones que crean convenientes para el manejo de la copropiedad, esto incluye mantenimientos, presupuestos, elecciones de consejo y comités; aprobación de cuotas extraordinarias y reglamentos.

¿Cómo se hace una asamblea virtual?

La asamblea virtual requiere que prepare los mismos elementos que para una asamblea presencial, adicionalmente debe tener actualizada la base de datos de propietarios o socios con al menos los correos electrónicos y la participación en la sociedad o los coeficientes de copropiedad, de ser posible el número telefónico móvil. Es necesario obtener, por medio de alguna plataforma, los siguientes recursos:

Registro de asistentes: Debe registrar la asistencia de los copropietarios teniendo en cuenta la participación en la sociedad o los coeficientes de copropiedad para determinar la existencia o no del quorum necesario para deliberar y decidir acorde con sus estatutos.

Comunicación simultánea y/o sucesiva: La ley obliga a que exista este tipo de comunicación para dar legalidad a la asamblea. Es indispensable que la plataforma contratada permita que los asambleístas tengan la posibilidad de expresarse en cualquier momento (chat) y solicitar el uso de la palabra en cualquier momento, la cual será asignada por el(la) secretario(a) o por la presidencia de la asamblea.

Votaciones: Para realizar las votaciones se hace necesario que se tenga en cuenta el porcentaje de participación o el coeficiente de propiedad, de otra manera no serán legales las decisiones tomadas en la asamblea. También es fundamental que la plataforma usada sea instintiva y de fácil manejo para evitar malos entendidos e ilegalidad en la toma de decisiones.

Una única plataforma: Se recomienda que se use una única plataforma en donde los usuarios puedan realizar las tres acciones mencionadas previamente de una manera instintiva. Recuerde que los problemas de denuncias y demandas por la ilegalidad de las asambleas y las decisiones tomadas en las mismas se deben a que hay malos entendidos por falta de comunicación clara y de accesibilidad por parte de los asambleístas.

 

Para llevar a cabo una asamblea virtual exitosa se recomienda seguir al menos los siguientes pasos:

  1. Convocatoria:

Una vez ya tiene definida la fecha y la hora de la asamblea se debe publicar y enviar la convocatoria a los copropietarios con la suficiente anterioridad que la ley y los estatutos le requieran. Se recomienda que, aunque la asamblea se realizará de manera no presencial, se envíe la convocatoria a los sitios físicos registrados adicional del envío del correo electrónico a la última dirección registrada por el copropietario. Recuerde que Grupo Empresarial Nexos dentro del correo de invitación a la asamblea envía las recomendaciones y los vídeos instructivos.

 

  1. Alistamiento:

Aliste todos los documentos y presentaciones. Haga una reunión previa con el consejo de administración para ajustar los temas de comunicación y los acuerdos a los que deben llegar previos a la realización de la asamblea. Comparta con Grupo Empresarial Nexos los archivos para que sean publicados en la plataforma. También reciba, revise y dé trámite a los poderes para que la plataforma los tenga cargados, cuando el propietario los entregue y hayan sido visados por el ente de control correspondiente.

 

  1. Registro de asistencia y verificación de quorum

La plataforma que contrató para la realización de la asamblea le debe brindar la tranquilidad que los asistentes tienen su identificación única para su acceso, con un alto nivel de seguridad informática y que la contabilización de su ingreso tiene en cuanta el porcentaje de participación o coeficiente para que la conformación de quorum cumpla con los criterios legales. Grupo Empresarial Nexos ofrece esta característica y le adiciona la posibilidad de que cada socio o propietario verifique en su pantalla que el registro realizado es correcto y corresponde con su porcentaje de participación y/o representación.

 

  1. Presentaciones y debate

Cada vez que sea necesario, lo expositores deben poder comunicarse efectivamente con los asambleístas. Para ello la plataforma debe permitir en una única aplicación que se visualicen estas exposiciones, el quorum, su participación, el chat, las votaciones y la visualización de las presentaciones y/o de la imagen desde la cámara del expositor. Cuando se genere la necesidad de realizar el debate, los usuarios deben poder escribir en la plataforma (chat), solicitar el uso de la palabra, usar su palabra de acuerdo con las reglas establecidas en el reglamento de la asamblea.

 

  1. Votaciones

Cada vez que la asamblea debe tomar una decisión para si misma o para la organización, se realizan votaciones. Para que este derecho sea ejercido efectivamente, la plataforma empleada debe permitir la votación de una manera sencilla y su uso debe ser instintivo. No conviene que para este ejercicio sea necesario usar una aplicación diferente a la comunicación porque da ocasión de errores que puede dar lugar a demandas por ilegalidad en las votaciones. Grupo Empresarial Nexos ofrece las votaciones en las que, cuando se lanza la votación, al usuario le sale un aviso para que tome la votación de la manera más fácil e instintiva posible.

 

  1. Finalización de la asamblea

Cierre la asamblea anunciando hasta qué punto se trató en la asamblea o si se abordaron todas las temáticas y el horario en el que se da por finalizada la asamblea.

 

  1. Acta

Aunque el acta se da un tiempo posterior a la realización e la asamblea, es una parte muy importante de la misma porque es a través de ella que se hacen aplicables las decisiones que se tomaron durante la asamblea. Por medio del acta los entes externos a la sociedad o copropiedad conocen de las decisiones tomadas y las características de las mismas. Para asegurar la entrega a tiempo del acta y su calidad, Grupo Empresarial Nexos ofrece el servicio de transcripción de audio por medio del cuál el(la) secretario(a) de la asamblea obtendrá un texto editable en donde la mayoría de intervenciones y todas las decisiones estarán consignadas para que la elaboración del acta cueste mucho menos tiempo.

¿Quién convoca una asamblea de copropietarios?

De acuerdo con el artículo 39 de la ley 675 de 201:

La asamblea ordinaria la puede convocar el (la) administrador (a)

Las asambleas extraordinarias pueden ser convocadas por el administrador, Revisor Fiscal o por un número plural de copropietarios que representen al menos la quinta parte de los coeficientes de propiedad.

¿Qué dice el artículo 39 de la ley 675?

El artículo 39 de la ley 675 habla a cerca de las reuniones de la asamblea general. Menciona que debe hacer al menos una vez por año (asamblea ordinaria) en las fechas que estipule el reglamento de propiedad horizontal y si este no lo menciona, se debe realizar dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal. La convocatoria la debe efectuar el administrador con una anticipación de 15 días calendario.

También menciona que se pueden realizar asambleas extraordinarias cuando necesidades imprevistas o urgentes lo ameriten y que estas pueden ser convocadas por el administrador, Revisor Fiscal o por un número plural de copropietarios que representen al menos la quinta parte de los coeficientes.

Aclara que la convocatoria se debe hacer llegar a cada propietario a la última dirección registrada. Cuando la asamblea sea extraordinaria, no presencial o de comunicación escrita en el aviso se debe insertar el orden del día y no se pueden tomar decisiones sobre temas no previstos en el orden del día.

Por último, aclara que la convocatoria tendrá la relación de copropietarios morosos.

¿Qué dice el artículo 47 de la ley 675?

El artículo 47 de la ley 675 nos aclara la importancia y procedimiento de las actas de las asambleas, los tiempos en los que deben ser publicadas y los derechos que tienen los propietarios al respecto.

Lo primero que aclara es que las actas son en donde se consignan las decisiones tomadas por la asamblea y que deben ser firmadas por el presidente y secretario de la misma. Además, debe indicarse si la asamblea fue ordinaria o extraordinaria y que está conformada también por la convocatoria, el orden del día, y los datos de los asistentes: nombre, calidad, unidad que representó, coeficiente y los votos emitidos.

Adicionalmente menciona que, si hay personas encargadas de verificar el acta estas deben hacerlo en un periodo no superior de los 20 días hábiles siguientes a la fecha de la reunión y que en ese mismo plazo el administrador debe colocar a disposición de los propietarios el acta e informar a todos sobre su disponibilidad.

Menciona que el acta debidamente suscrita es prueba suficiente de los hechos que consten ella a menos que se pruebe lo contrario. El administrador deberá entregar la copia del acta a quien se la requiera. Si se le negare a un propietario la copia del acta, este podrá reclamar su derecho con el Alcalde Municipal, Distrital o a su delegado.

¿Cuándo se realiza una asamblea extraordinaria?

El artículo 39 de la ley 675 de 2001 menciona que se pueden realizar asambleas extraordinarias cuando necesidades imprevistas o urgentes lo ameriten y que estas pueden ser convocadas por el administrador, Revisor Fiscal o por un número plural de copropietarios que representen al menos la quinta parte de los coeficientes.

Ocasionalmente las asambleas extraordinarias se ocupan de temas que no pudieron ser desarrollados en la asamblea ordinaria o por proyectos que por razones de temporalidad deben ser decididos en fechas lejanas a la asamblea ordinaria.

¿Qué son las asambleas ordinarias?

Para la propiedad horizontal, según el Art. 39 de la Ley 675, las asambleas ordinarias son las asambleas generales de propietarios en los que se realizan con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. Estas asambleas son de obligatorio cumplimiento en propiedad horizontal por lo menos una vez al año. En general, una asamblea ordinaria tiene una estructura PDV: Presentación de la información, discusión y votación. En cuanto sociedad, asociaciones, fondos de empleados y cooperativas, las asambleas ordinarias se rigen con el código de comercio y deben realizarse al menos cada dos años para rendición de cuentas, análisis de estados financieros, presentación de proyectos de presupuesto, elección de nueva junta directiva y de revisor fiscal, además de otros aspectos a debatir o presentar.