La asamblea general es un evento muy importante y requiere una planeación responsable, minuciosa, adaptada a las necesidades de los asambleístas y a la situación actual de la sociedad.
Para decidir el tipo de asamblea en el que usted ejecutará la asamblea debe tomar en cuenta por menos los siguientes aspectos:
1. Edad y costumbres de la mayoría de los posibles asistentes
De acuerdo con la edad de los posibles asistentes usted debe tener en cuenta que las personas más adultas preferirán que la asamblea se haga de manera presencial, esto debido a que el manejo de la tecnología generalmente no es su fuerte y a que es una gran oportunidad de reunión con amigos y conocidos.
Por otro lado, las personas amantes de la tecnología, en especial las personas más jóvenes tendrán la tendencia a apreciar más la decisión de hacer la reunión virtual esto debido a que les facilita realizar labores simultáneamente, estar en la comodidad de su casa o estar en medio de un viaje, si así lo deciden o lo necesitan.
Las costumbres de la comunidad y su cercanía también deben tenerse en cuenta para tomar la decisión de realizar la asamblea de manera presencial, virtual o mixta. Si la comunidad es muy unida y antes de la pandemia había tenido momentos de compenetración, con toda seguridad preferirán la asamblea de manera presencial, pero, si por el contrario estos momentos no se han dado… la virtualidad será una mejor elección.
En una reunión tan importante, el ambiente y el sentimiento que se genere es muy importante, por eso la elección del tipo de asamblea debe tomar en cuenta las preferencias de los asambleístas.
2. Espacios disponibles para realizar la asamblea
Si se desea realizar la asamblea presencial por cualquier motivo, la elección también debería tener en cuenta que aún nos encontramos en emergencia sanitaria, adicionalmente estamos en un momento en el que el nivel de contagios es alto, por lo tanto, no es opcional tomar en cuenta que si el espacio en el que se pretende realizar la asamblea presencial cumple con los criterios de bioseguridad (distanciamiento y ventilación), o será necesario utilizar salones complementarios o un nuevo auditorio para poder realizar la asamblea presencial.
Si ha decidido realizar la asamblea de manera mixta, será necesario que tenga en cuenta el aforo que puede tener el auditorio en el que va a recibir a los asistentes presenciales y anunciar en la convocatoria que aquellos que deseen participar presencialmente deben ser previamente inscritos, para evitar superar el aforo permitido. No debe olvidar que en el auditorio presencial debe tener acceso a la red de Internet para transmitir la información de la presencialidad e interactuar con la virtualidad. Y por último requiere de una tecnología de comunicación y logística que permita que los dos ambientes se puedan mezclar.
Las asambleas mixtas y presenciales requieren que el espacio en el que se realicen sea el adecuado y contenga los elementos y la logística necesaria para un óptimo desarrollo de la reunión.
3. Decisiones importantes por tomar en asamblea.
Acorde con la ley, algunas decisiones solo pueden ser tomadas de manera presencial. Es en esta ocasión en la que la obligatoriedad de la ley hace indispensable que la asamblea sea presencial. Así que antes de citar la asamblea y decidir el tipo de asamblea que realizará, es importante que analice si requiere que se tomen decisiones que le obligan a la presencialidad y, de ser así, planee correctamente la logística de la asamblea, preferiblemente apoyándose en la experiencia de su proveedor de confianza.
4. Presupuesto
La planeación y la ejecución de cada tipo de asamblea requiere de una logística diferente.
Las asambleas presenciales requieren contar con el espacio físico, sillas, mesas, espacios de proyección, amplificación de sonido, grabación de audio, grabación de video, sistemas de votación, planeación de los refrigerios y cada elemento de logística para la recepción de los asambleístas y para el correcto desarrollo de la reunión.
Las asambleas no presenciales (como se denomina en la ley 675) requieren una preparación en cuento a alistamiento de bases de datos, contratación de proveedor, invitación a los asambleístas, manejo del ambiente virtual, transmisiones, votaciones y demás modelos de participación virtual. El reto en este tipo de asamblea está en la divulgación efectiva y en la ejecución profesional de este tipo de evento.
Las asambleas mixtas tienen el reto de unir la no presencialidad (virtualidad) con la presencialidad y lograr que este se acerque lo mejor posible a ser un solo ambiente. Para ello se requiere un poco más de equipos y de personal más calificado para llevar a buen fin esta asamblea.
En cuanto a costos, las asambleas no presenciales o virtuales tienen el menor costo de ejecución, seguidas por las presenciales. La mayor complejidad hace que las asambleas mixtas tengan un mayor costo.
Aunque la decisión de que tipo de asamblea se va a realizar no solo se debería tomar por el costo, es un aspecto del cual no se pueden apartar las administraciones y los consejos. Por ende, sin dejar de contratar al mejor proveedor, el costo debe formar parte de los criterios para decidir el tipo de asamblea que se va a realizar.
En conclusión, la decisión de si se hace la asamblea por medio virtual, presencial o mixta debe ser analizada teniendo en cuanta varios aspectos en la búsqueda de la mejor experiencia para sus usuarios, es decir de sus asambleístas, para que ellos tomen las mejores decisiones para su organización.