¿Celebración de asambleas de accionistas y juntas de socios?

ASAMBLEAS ORDINARIAS

De acuerdo con el código de comercio, en su artículo 181, los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año

Cuando se deben realizar:

Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, artículo 422 del código de comercio.

Temas a tratar en las asambleas ordinarias:

• Examinar la situación de la sociedad
• Designar los administradores y demás funcionarios de su elección
• Determinar las directrices económicas de la compañía
• Considerar las cuentas y balances del último ejercicio
• Resolver sobre la distribución de utilidades
• Y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social Artículo 422 del código de comercio

ASAMBLEAS EXTRAORDINARIAS:

Cuando se deben realizar y temas a tratar:
Se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, Quienes pueden convocar las asambleas y para que:
a. La junta directiva
b. El representante legal
c. O el revisor fiscal.
d. El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos: 1. Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; 2. Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y 3. Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal.Artículo 423 del código de comercio.

Por regla general los socios no pueden convocar directamente, salvo que se trate de lo previsto para decidir sobre la acción social de responsabilidad. En el caso de la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) los accionistas si pueden convocar directamente si los estatutos lo contemplaren.

Cómo hacer la convocatoria:

Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Artículo 424 del código de comercio.

La convocatoria debe contener:

La recomendación de la Superintendencia de Sociedades es que la convocatoria contenga los siguientes elementos.

• Nombre de la sociedad
• Nombre y clase del órgano que convoca
• Fecha de la reunión
• Hora de la reunión
• Ciudad
• Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión, teniendo en cuenta que la reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad (salvo los casos de reuniones universales). En la SAS la asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en la ley 12.

• Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias.
• Si es el caso, lo referente a la fusión, escisión, transformación o cancelación de la inscripción en el registro nacional de valores o en bolsa de valores, con la expresa mención de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.
• Cuando se trate de aprobar balances se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección, que se mencionan más adelante.

Antelación con la que debe realizarse la convocatoria:

Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince (15) días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco (5) días comunes. Artículo 424 del código de comercio.

Funciones de la asamblea:

La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad.

1. Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos.
2. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores.
3. Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes.
4. Hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente.
5. Considerar los informes de los administradores o del representante legal sobre el estado de los negocios sociales, y el informe del revisor fiscal, en su caso.
6. Adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados.
7. Constituir las reservas ocasionales.
8. Las demás que les señalen los estatutos o las leyes.
PAR.—Las funciones anteriores podrán cumplirse lo mismo en las reuniones ordinarias que en las extraordinarias, si en el contrato social o en las leyes no se previene otra cosa. Artículo 187 del código de comercio